De bedrijfsvoering moet op een eigentijdse wijze dienstbaar zijn aan de, in de programma’s, opgenomen doelen en prestaties. Het welslagen van de programma’s is in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

Bedrijfsvoering kan worden samengevat als het geheel van de werkzaamheden, middelen en structuren op het gebied van personeel en organisatie, informatievoorziening en automatisering, financiën, facilitaire zaken, communicatie en juridische zaken. Door toenemende aandacht voor de transparantie van het gemeentelijk handelen en hoge eisen die gesteld worden aan de producten en diensten van de gemeente, is de kwaliteit van de bedrijfsvoering ook een factor voor het imago van de gemeente.

De ambtelijke organisatie is het afgelopen jaar extra belast geweest met de voorbereidingen voor de decentralisaties; een operatie van ongekende omvang en impact. De voorbereidingen zijn, mede dankzij de grote inzet van de afdeling Sociale Zaken, goed verlopen, maar we weten ook dat er nog veel uitwerking moet plaatsvinden. In datzelfde kader moet ook de transitie van de WSW worden gezien. Er heeft een intensief voorbereidingstraject plaatsgevonden voor de integratie van de WSW-medewerkers in onze wijkteams en voor het oprichten van de stichting Dalfsen Werkt waar deze mensen, maar later ook andere doelgroepen een dienstverband krijgen.

Op het punt van bedrijfsvoering is uitvoering gegeven aan de speerpunten van de directie voor 2014:

1. gebruik maken van de prima basishouding van ons personeel, namelijk betrokkenheid in brede
   zin, en bedreigingen (zoals ontwikkeling op de arbeidsmarkt) ook als kans zien;

1. dienstverlening op een hoog peil houden en waar mogelijk verbeteren;
2. mede in verband daarmee interne processen slim inrichten en efficiënt en effectief maken;
3. mede vanwege de krapper wordende arbeidsmarkt, met als doel winst op de 3 K’s, inzetten op samenwerking in de regio en in Talentenregio verband (16 samenwerkende gemeenten);
4. informatievoorziening, basisregistraties en ICT verder stroomlijnen ter ondersteuning van de werkprocessen;
5. systematisch werken aan kwaliteitszorg binnen de organisatie volgens het Overheidsontwikkelmodel;
6. bij HRM beleid inspelen op genoemde speerpunten (denk hierbij aan opleiding, werving/selectie en beloning).

Op al deze punten zijn flinke stappen gezet. Mede hierdoor scoorde Dalfsen over 2014 als enige gemeente in Overijssel op alle punten van toezicht door de provincie groen.

Het afgelopen jaar hebben wij samen met een groot deel van de medewerkers de voorbereidingen van het organisatieontwikkeltraject 'De Verbouwing' afgerond om met ingang van 1 januari 2015 te kunnen starten met een nieuwe organisatiestructuur en -cultuur. De organisatie is terug gegaan van 10 afdelingen naar 5 eenheden en 2 stafeenheden. Hierover is de Raad het afgelopen jaar al geïnformeerd.
De structuur is aangepast om onder andere de wendbaarheid van de organisatie te versterken. Wendbaarheid van de organisatie is noodzakelijk omdat het takenpakket groter en complexer is geworden, de snelheid en de veelheid aan veranderingen is toegenomen en doordat er steeds meer behoefte is aan co-creatie tussen burgers, bedrijven en overheid. De keuze om medewerkers te betrekken bij de voorbereidingen is gemaakt, omdat het hier niet alleen gaat om een nieuwe inrichting van de organisatie, maar ook om een cultuurverandering (houding en gedrag). Bijkomend voordeel is het creëren van een groter draagvlak onder de medewerkers. Daar zullen de medewerkers in de organisatie ook zelf mee- invulling aan gaan geven.

Om de medewerkers te ondersteunen bij het anders werken is het afgelopen jaar gewerkt naar het tot stand komen van het programma IDEAAL. Dit programma is ontwikkeld om de komende anderhalf jaar de focus te kunnen leggen op houding- en gedragsverandering en op nieuwe manieren van werken in de nieuwe organisatie. Daarnaast zijn wij het afgelopen jaar gestart met een teamontwikkelingstraject voor het nieuwe management.

Naast het werken aan de organisatie met behulp van 'De Verbouwing' hebben wij ook gewerkt aan het promoten van LEAN werken in de organisatie. Het LEAN werken past in ons profiel van de ideale medewerker / manager. Het resulteert in het verkorten van de doorlooptijden, het verminderen van de werkdruk en efficiënter werken. Dit alles met het doel om een betere kwaliteit van dienstverlening naar onze burgers toe te realiseren. Het directieteam heeft het doel vastgesteld dat alle medewerkers in 2019 continu en structureel aan het verbeteren zijn met behulp van het LEANteam Dalfsen. Dit LEANteam bestaat uit 6 Lean Practitioners (Leanbegeleiders) en zij begeleiden elk jaar in ieder geval 6 LEAN trajecten.

Voor 2014 zijn de afgesproken LEAN trajecten opgepakt en afgerond en dat heeft geresulteerd in 6 geLEANde werkprocessen. Ook zijn de trajecten voor 2015 reeds ingepland en is de bekendheid met het LEAN werken vergroot. De voortgang van het LEAN werken wordt geborgd met behulp van een LEAN verbeterbord.

Talentenregio

De samenwerking met Talentenregio is in het afgelopen jaar verlengd tot en met 31 december 2016.
Diverse initiatieven zijn door Talentenregio ontplooid, om de doelstellingen te realiseren, zoals:

1. gastcolleges en praktijkbegeleiding door Talentenregio collega’s bij Hogeschool Windesheim;  
2. diverse kennis- en themabijeenkomsten (o.a. fysiek domein);
3. training Egostrippen voor directie en leidinggevenden;
4. invoering Marktplaatsconcept voor externe inhuur;
5. talent ontwikkelprogramma voor Young Proffesionals;
6. lerend veranderen met generaties;
7. training vooruitgaan door stil te staan;
8. talentproeverij;
9. je psychologische type in relatie tot werk;
10. talentenregio’Week van de Uitwisseling’.

Informatie over Talentenregio is te vinden op www.talentenregio.nl.

Ziekteverzuim
Hieronder volgt een overzicht van het ziekteverzuim over de afgelopen jaren.

Het ziekteverzuim is 2014 is ten opzichte van 2013 licht gedaald (0,10% punt). Ten opzichte van het landelijk gemiddelde is dit percentage laag te noemen. Directie en afdelingshoofden monitoren het ziekteverzuim en nemen waar nodig maatregelen om het verzuim laag te houden. Door oplettend te zijn voor signalen en in een vroeg stadium met de medewerker in gesprek te gaan, kan worden voorkomen dat de medewerker door ziekte uitvalt. Over het algemeen zijn deze maatregelen maatwerk, zoals het inschakelen van de bedrijfspsycholoog, maatschappelijk werker, arbeidsdeskundige, tijdelijk aangepaste werktijden of aangepast werk.

Medewerkers onderzoek
In juni 2013 heeft het bureau Effectory een onderzoek uitgevoerd naar de werkbeleving van de medewerkers van de gemeente Dalfsen. De uitkomst van dit onderzoek was dat wij de 2^e gemeente zijn geworden wat betreft de tevredenheid van werknemers in de branche Openbaar Bestuur & Veiligheid (kleine gemeenten).
Daarnaast staan we op plek 39 binnen de top 50 van genomineerde bedrijven/-organisaties met minder dan 1000 medewerkers. Een mooie prestatie die we samen behaald hebben.
Wij zijn daar trots op! Ons online profiel is te lezen op: http://www.beste-werkgevers.nl/beste-werkgevers/min1000/gemeente-dalfsen/

Werkkostenregeling
De afgelopen twee jaar hebben wij schaduw gedraaid met de werkkostenregeling om inzicht te krijgen in de kosten die hieronder vallen. We hebben op basis van een notitie keuzes gemaakt die nodig waren om de werkkostenregeling met ingang van 2015 in te kunnen voeren. Deze keuzes hebben geen grote gevolgen voor de medewerkers.

Strategisch Opleidingsplan

Het Strategisch Opleidingsplan (SOP) is in het tweede kwartaal van 2014 vastgesteld. De acties die hieruit naar voren komen zijn geïntegreerd, met de acties uit het Strategisch Personeelsplan (SPP), tot één actieplan voor de komende jaren. Het SOP is een middel om de gewenste doelen, zoals bijvoorbeeld wendbaarheid, te bereiken via het sturen op de individuele ontwikkeling van de medewerker. SOP is een onderdeel van het HR beleid.

Werktijdenregeling
In de CAO 2011-2012 zijn afspraken gemaakt over modernisering en flexibilisering van de

werktijdenregeling in de CAR-UWO. Het afgelopen jaar is, aan de hand van de randvoorwaarden uit de nieuwe CAO, een nieuwe werktijdenregeling vastgesteld die 1 januari 2015 van kracht is. Als gevolg daarvan is ook de overwerkregeling afgeschaft en een buitendagvenstervergoeding voor in de plaats gekomen. Door de invoering van een ruimer dagvenster, dat loopt van maandag tot en met vrijdag van 7:00 tot 22:00 uur, is er een afgeslankte vorm van de vergoeding voor het werken buiten het dagvenster (vroeger overwerk genoemd). Ook is met ingang van 1 januari 2015 de ADV-regeling afgeschaft.

De eerste fase van de verkenning voor de aansluiting bij het Shared Service Center van de gemeenten Zwolle en Kampen en de provincie Overijssel is in 2014 afgerond. De conclusie is dat de aansluiting veel voordeel biedt op de aspecten: vermindering van kwetsbaarheid en verhoging van de kwaliteit en innovatief vermogen. Het onderzoek biedt helaas nog geen helder beeld over de kostenkant. De reden hiervoor is dat het SSC zelf dat inzicht nog niet heeft. In de volgende fase van het onderzoek zal dit scherp in beeld moeten worden gebracht. Dit moet in de tweede helft van 2015 leiden tot een definitief besluit over aansluiting.

Het onderzoek naar samenwerking op het terrein van belastingen is voortvarend opgepakt en is in 2014 afgerond. Aanvankelijk zag het er naar uit dat we samen met Kampen en Zwartewaterland tot een gezamenlijke keuze zouden komen. Echter, beide gemeenten zijn in de loop van het onderzoek afgehaakt. We hebben daarna, op basis van het onderzoek, de conclusie getrokken dat aansluiting bij het GBLT voor Dalfsen het meest voordelig is voor wat betreft kosten, kwaliteit en vermindering van kwetsbaarheid. De beslissing over aansluiting bij het GBLT ligt bij de raad, omdat het een gemeenschappelijke regeling is. In maart 2015 heeft de raad hierover een besluit genomen.

Concrete samenwerking op het gebied van inkoopbeleid, advies en ondersteuning met Zwolle, Kampen en de provincie Overijssel (SSC) is in 2014 nog niet gerealiseerd. In samenwerking met het SSC is door Dalfsen en Dronten wel een business case opgesteld waarin kansen en mogelijkheden zijn beschreven voor verdere samenwerking. Deze business case is vastgesteld en krijgt qua (financiële) uitwerking en besluitvorming in 2015 zijn vervolg.
De samenwerkingsafspraken binnen DSZ zijn in 2014 gecontinueerd. De aangebrachte wijzigingen in de wijze waarop een en ander is georganiseerd qua personele ondersteuning zijn minder succesvol gebleken. De eigen formatie, ingezet om invulling te geven aan de functie van 'inkoopcoördinator' is onvoldoende uit de verf gekomen door gebrek aan vakkennis en ziekte.
De inkoopcoördinatoren moesten een belangrijke bijdrage blijven leveren aan de verdere professionalisering van de inkoopadviesfunctie binnen de eigen organisatie en daarbij blijvend een link houden met andere inkooporganisaties binnen de regio. De ingezette hulpmiddelen zoals bijvoorbeeld de 'inkooptool' zijn nog onvoldoende geïmplementeerd. De gezamenlijke opzet binnen DSZ van een (externe) helpdeskfunctie heeft wel goed gewerkt en geeft aan dat kennis van deze materie nog onvoldoende is geborgd binnen een functie in de organisatie.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld in de Raad heeft in 2014 grotendeels voldaan. Op onderdelen is door het college gemotiveerd afgeweken van het beleid. Actualisatie van het beleid is wel nodig door aangepaste regelgeving en werkwijze van de organisatie. Dit wordt opgepakt in 2015.

Dienstverlening voor burgers en bedrijven vereist een goede informatievoorziening. Goede informatievoorziening vereist moderne en up-to-date hardware en software.
In 2014 is op basis van het door de raad vastgestelde “Bedrijfsinformatieplan” het serverpark van de gemeente volledig vervangen. De oude servers waren zowel economisch als technisch afgeschreven. Met de vervanging van deze servers is de ICT omgeving weer op een modern en toekomst vast niveau.

Ook de software die op de servers staat is bijgewerkt naar de meest recente versies. Gebruikten we begin 2014 voor de werkplekomgeving nog Windows XP, voor het einde van de onderhoudsperiode van Windows XP zijn alle werkplekken voorzien van nieuwe software.
Met de opwaardering van zowel de software (onder andere door de inzet van SharePoint in 2015 als platform om samen te kunnen werken) als de hardware wordt ook het plaats en tijd onafhankelijk werken gefaciliteerd.

Met een goede en moderne informatievoorziening wordt informatiebeveiliging nog belangrijker dan dat deze al is. In 2014 is daarom samen met de gemeenten Staphorst en Zwartewaterland het Informatie-beveiligingsbeleid geactualiseerd, dat in 2015 vastgesteld zal worden. Vervolgens zal door het informatiebeveiligingsplan de daadwerkelijke informatiebeveiliging naar een hoger niveau gebracht worden.

De gemeente maakt voor bijna al haar producten en diensten gebruik van zogenaamde authentieke- of basisregistraties. Zo beheert de gemeente bijvoorbeeld de basisregistratie personen, van deze basisregistratie wordt door heel veel andere (overheids)instellingen gebruik gemaakt. De gemeente maakt ook gebruik van andere basisregistraties zoals de basisregistratie kadaster. In het afgelopen jaar zijn de voorbereidingen getroffen om in 2015 aan te kunnen sluiten op het “nieuwe handelsregister” en de landelijke voorziening WOZ. Hiermee bereiken we steeds meer dat we voldoen aan het principe van het eenmalig vastleggen van informatie en het meervoudig gebruik ervan. Dit geldt niet alleen voor ons intern als gemeente, maar ook voor de overheidsinstellingen in de keten.

Op het terrein van de decentralisaties hebben we software aangeschaft en geïmplementeerd dat zowel door het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) als door de Sociale Kernteams (SKT’s) gebruikt gaat worden. Deze software ondersteunt de medewerkers van het CJG en de SKT’s om “regie te kunnen voeren” op de dossiers in het sociale domein.

De werkzaamheden voor de verdere inrichting van de databaseomgeving en de viewer zijn nog niet volledig afgerond. Vervanging van de viewer is begin 2015 uitgevoerd. De wettelijk verplichte inspectie van de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) is in november 2014 uitgevoerd. De inspectie heeft uitgewezen dat onze registratie van goede kwaliteit is, maar niet voldoet aan de gestelde normen. De toetsingsnormen staan ter discussie. De Auditdienst Rijk heeft geconcludeerd dat de huidige inspecties hun doel voorbij schieten. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu werkt nu aan een nieuw inspectie instrumentarium, waarover wij medio 2015 worden geïnformeerd.
De transitie van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) blijkt een bewerkelijk en stroperig traject. Door alle bronhouders zullen nog flinke inspanningen moeten worden geleverd om per 1 januari 2016 een landsdekkend topografisch bestand beschikbaar te hebben.

Begin 2014 zijn nieuwe luchtfoto's vervaardigd. Ook zijn in 2014 cycloramafoto's (360º) aangeschaft. Na onderzoek hebben wij uit financiële overwegingen voorlopig afgezien van een structureel gebruik van panoramafoto's en een jaarlijkse vervangingscyclus van de luchtfoto’s.

Uw raad heeft in 2012 besloten tot een verbetertraject Planning en Control (P&C). Om breed inzichtelijk te krijgen welke verbetermaatregelen allemaal nodig zijn om de P&C op een hoger niveau te krijgen is een onderzoek verricht. Dit heeft geresulteerd in een rapport met daarin 16 verbetermaatregelen. Op basis hiervan is een plan van aanpak opgesteld dat voor de jaren
2012-2015 aangeeft welke verbetermaatregel wanneer wordt opgepakt. Vanuit de raad fungeert de werkgroep Planning en Control als klankbord. Hierin zijn alle fracties vertegenwoordigd. De werkgroep komt periodiek bijeen om de voortgang te bespreken en af te stemmen in welke richting bepaalde ontwikkelingen moeten gaan. Inmiddels zijn 13 van 16 verbetermaatregelen gerealiseerd, waarmee het verbetertraject goed op schema ligt. Eind 2015 is het verbetertraject afgerond.

De belangrijkste verbeteringen in 2014 zijn:

• het herontwerpen van de planning en control cyclus is afgerond
• het jaarrekeningsproces en de interne controle is sterk verbeterd
• risicomanagement is verder doorontwikkeld
• tijdschrijven is grotendeels afgeschaft
• het budgetbeheer is verbeterd
• verdere inrichting van Lias.

Inmiddels hebben we 4 van de 5 modules van Lias ingericht en kunnen we steeds beter en sneller digitaal informatie verstrekken. Dit heeft inmiddels geleid tot flink kortere doorlooptijden voor de samenstelling van de P&C producten en geeft meer inzicht in de budgetten en prestaties. De web-versie van deze jaarrekening is daar een mooi voorbeeld van. Het gevolg is ook dat steeds meer gemeenten bij ons komen kijken hoe we dit doen. Een mooie prestatie van de gemeente Dalfsen.

Inleiding
De gemeente toetst op verschillende terreinen systematisch haar financiële organisatie en bedrijfsvoering. Bij de jaarrekening geeft de accountant een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Voor rechtmatigheid geldt dat er wordt vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant steunt hierbij voor een deel op het geheel van interne controlemaatregelen bij de gemeente.

Rechtmatigheid
In de Gemeentewet is vastgelegd dat het college van burgemeester en wethouders zelf periodiek de
doelmatigheid en doeltreffendheid onderzoekt van het gevoerde bestuur. Dit is uitgewerkt in de Financiële verordening van de gemeente Dalfsen.

Interne Controle en Audits

• Objectief en onafhankelijk onderzoek is het sluitstuk van het in ‘control’ zijn van een organisatie. De interne controlefunctie is per 2015 overgegaan van afdeling Financiën en Belastingen naar de stafeenheid Control en Resultaat.
• Het doel van de uitvoering van de interne controles is bij te dragen aan de doelstelling van de gemeente Dalfsen om als organisatie de interne beheersing op orde te hebben. Daarvan is sprake als de organisatie zelf tijdig relevante fouten en onzekerheden signaleert en corrigeert. Dit is belangrijk voor de betrouwbaarheid van de informatie en de jaarverslaggeving op grond waarvan beleid- en beheerbeslissingen genomen worden.
• De leidraad verbijzonderde interne controle dient als kapstok voor afstemming met de externe accountant. Deze leidraad is voor de periode 2014/2015 door het college vastgesteld en hierin zijn de aard en diepgang van de audits opgenomen. Naast de eigen onderzoeken en controlemaatregelen kan ook de rekenkamer onderzoeken initiëren.
• De bevindingen uit de interne controles over 2014 geven aan waar de afwijkingen ten opzichte van de procesbeschrijvingen en de risico’s liggen. Op basis van deze bevindingen worden de te nemen verbeteracties bepaald. Management en college worden geïnformeerd over de belangrijkste bevindingen.

Mediation
In 2014 zijn 48 bezwaarschriften binnengekomen. Waarbij mediation een optie is, wordt gekeken naar het soort besluit en of er al (uitvoerig) overleg met betrokkenen is geweest.
Bij de 48 bezwaarschriften is in 15 gevallen een vorm van (pre)mediation toegepast, en in 1 geval is mediation  ingezet na behandeling van het bezwaarschrift in de bezwaarschriftencommissie.
De 16 mediationzaken hebben tot het volgende resultaat geleid:

• In 13 gevallen is het bezwaarschrift ingetrokken, waarbij in 5 gevallen het bestreden besluit is gewijzigd.
• In 2 gevallen hebben de gesprekken niet tot een oplossing geleid en zijn de bezwaarschriften alsnog voorgelegd aan de bezwarencommissie.
• In 1 geval heeft het gesprek plaatsgevonden na de behandeling in de hoorzitting en is het bezwaarschrift, onder intrekking van het bestreden besluit, alsnog ingetrokken.

Gebleken is dat het voeren van deze gesprekken een waardevolle toevoeging vormen bij de behandeling van bezwaarschriften, waardoor veel bezwaarschriften niet zijn behandelend in de bezwaarschriftencommissie.

Regio-overleg
Ook vindt het regio overleg, waaraan de juridische kwaliteitsmedewerkers van de omliggende gemeenten - te weten Zwolle, Zwartewaterland, Deventer, Raalte, Olst-Wijhe, Staphorst, Steenwijkerland, Ommen-Hardenberg en de gemeente Dalfsen - deelnemen nog steeds plaats.
Dit intergemeentelijk overleg wordt door de betrokkenen als zeer nuttig ervaren. Hierbij kwam bijvoorbeeld de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)-problematiek aan de orde, alsmede aandachtspunten bij de decentralisatie van de zorg. Ook is regelmatig gebruik gemaakt van dit overleg om via de mail vragen uit te zetten.

Wob verzoeken
In 2014 zijn 76 Wob- verzoeken ontvangen. In ongeveer 50% van de gevallen kan mogelijk worden gesproken van het indienen van een oneigenlijk Wob- verzoek. Met een oneigenlijk Wob- verzoek wordt bedoeld dat kan worden betwijfeld of de verzoeker wel belang heeft bij de gegevens die worden opgevraagd. De gemeente Dalfsen heeft in 2014 geen dwangsom of proceskostenvergoeding uitbetaald naar aanleiding van een Wob-verzoek. In 2013 zijn 47 Wob verzoeken ingediend. Hieruit valt op te maken dat er een duidelijke toename is van het aantal Wob-verzoeken.

Geconstateerd kan worden dat het afdoen van oneigenlijke Wob-verzoeken steeds meer capaciteit van de organisatie vergt.

De totale interne gemeentelijke salariskosten 2014 bedragen € 10.748.000. Dit bedrag is inclusief variabele vergoedingen. Het aantal formatieplaatsen op 31 december 2014 was 178 fte. De rekenkamercommissie doet in 2015 onderzoek naar de inhuur van personeel en adviseurs. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek zal hier in jaarrekening 2015 een uitgebreider overzicht van worden gegeven.